Coordination pédagogique et gestion administrative pour organismes de formation
Coordination pédagogique et gestion administrative pour organismes de formation
Vous avez créé votre organisme de formation parce que vous aviez quelque chose à transmettre. Pas pour passer vos journées à monter des dossiers OPCO, relancer des financeurs ou mettre à jour des tableaux de suivi !
Et pourtant, c’est peut-être devenu votre quotidien… Entre les demandes de financement, les exigences Qualiopi et la coordination des plannings, la gestion de votre organisme de formation a pris le dessus sur votre vrai métier…
Je suis Chloé Rodier, coordinatrice pédagogique et administrative freelance. Après 7 ans à la tête de mon propre organisme de formation certifié Qualiopi, je mets aujourd’hui cette expérience au service du vôtre. Je prends en main votre gestion administrative et votre coordination pédagogique pour que vous puissiez vous recentrer sur ce qui compte pour vous.
Externaliser la gestion de votre organisme de formation
La réglementation se durcit d’année en année pour les organismes de formation. Les exigences documentaires s’empilent, les financeurs demandent toujours plus de pièces justificatives… Résultat : votre to-do list s’allonge et vous passez plus de temps dans l’administratif que face à vos apprenants.
C’est peut-être le bon moment de déléguer ce qui vous ralentit à quelqu’un qui connaît votre réalité de l’intérieur. Et c’est exactement ce que je vous propose en tant qu’assistante administrative spécialisée OF. Je m’occupe de toute la partie gestion, coordination et suivi de votre organisme de formation : vous pouvez ainsi reprendre de la hauteur sur votre activité et vous consacrer à ce qui vous fait vraiment vibrer.
Ce que je prends en main en tant qu’assistante de formation
Chaque organisme de formation fonctionne différemment. Certains ont besoin d’un appui administratif ponctuel, d’autres d’une coordination complète au quotidien.
Mon rôle, c’est de m’adapter à votre réalité et de prendre en charge ce qui vous pèse (ou ce que vous n’avez tout simplement pas le temps de faire).
Voici les domaines sur lesquels j’interviens pour la gestion administrative de votre organisme de formation.
Coordination pédagogique et planification des sessions
C’est le nerf de la guerre de tout organisme de formation : que les bonnes personnes soient au bon endroit, au bon moment.
Pour ça, je me charge de la planification de vos sessions, de la gestion des plannings de vos formateurs et intervenants et du suivi de l’assiduité et des évaluations.
Vous avez ainsi une vision d’ensemble de votre activité sans devoir jongler avec quinze fichiers différents !
Gestion administrative et dossiers de financement
Inscriptions, dossiers stagiaires, conventions, convocations, feuilles d’émargement, attestations de fin de formation… Chaque étape du parcours apprenant génère son lot de documents, et aucun ne peut être négligé.
Je gère également le montage et le suivi des dossiers de financement (OPCO, CPF, France Travail, FIF PL, AGEFICE, FAFCEA), y compris les demandes de remboursement et les relances.
Si vous avez déjà passé un vendredi après-midi à courir après un accord de prise en charge, vous savez à quel point ça fait du bien de pouvoir déléguer cette partie !
Relation apprenants, partenaires et financeurs
C’est le volet que je préfère et ce n’est pas un hasard : avant de devenir coordinatrice, j’ai accompagné plus de 200 personnes en bilan de compétences. L’écoute, le suivi, le fait de prendre soin des gens… C’est ce qui me motive au quotidien.
Accueil et information des stagiaires, accompagnement tout au long de leur parcours, gestion de votre communauté d’apprenants (notamment pour les formations en ligne), suivi des réclamations, interface avec les financeurs et les entreprises partenaires… Je deviens le point de contact rassurant pour vos apprenants et un relais fiable pour vous.
Qualité, conformité et certification Qualiopi
Si vous êtes certifié Qualiopi (ou si vous envisagez de le devenir) vous savez que le label ne s’obtient pas une fois pour toutes… Il faut suivre les indicateurs au fil de l’eau, rester à jour sur les évolutions réglementaires, préparer les audits de surveillance et maintenir une documentation irréprochable.
C’est un travail de fond, souvent invisible, mais qui peut devenir un vrai casse-tête quand il s’ajoute à tout le reste. En tant que coordinatrice pédagogique spécialisée en organisme de formation, je prends en charge cette démarche qualité pour que vous restiez en conformité sans y consacrer vos soirées !
Organisation d'événements et communication
Votre organisme de formation vit aussi en dehors des sessions avec les apprenants. Réunions d’équipe, événements de lancement, journées portes ouvertes, séminaires… J’interviens sur l’organisation de ces temps forts, ainsi que sur la communication interne et externe qui les accompagne.
Je peux également créer vos supports pédagogiques et administratifs : livrets d’accueil, programmes, documents de présentation. L’objectif est que tout soit prêt, propre et professionnel, sans que ça repose uniquement sur vos épaules.
Pourquoi me confier la gestion administrative de votre organisme de formation ?
En 2019, j’ai créé mon propre organisme de formation, spécialisé dans les bilans de compétences. Je l’ai construit à partir de rien et l’ai fait certifier Qualiopi en 2021. Pendant 7 ans, j’ai porté toutes les casquettes : responsable pédagogique, responsable qualité, responsable administrative, formatrice. Et j’ai accompagné plus de 200 personnes individuellement au cours de ces années.
Autant dire que je connais la réalité de l’intérieur ! Les dossiers de financement qui n’aboutissent pas du premier coup, le stress d’un audit Qualiopi qui approche, la pression d’un financeur qui réclame une pièce manquante alors que vous êtes en pleine session de formation… J’ai vécu tout ça au sein de mon propre organisme.
C’est cette expérience de terrain qui fait la différence quand je travaille avec vous aujourd’hui. Je comprends vos contraintes parce que je les ai eues. Je sais anticiper les problèmes parce que je les ai rencontrés. Et surtout, je sais que derrière chaque tâche administrative, il y a un enjeu humain : un apprenant qui attend sa convention, un financeur en attente d’un justificatif ou un formateur qui doit connaître son planning.
Mon approche repose sur des valeurs auxquelles je tiens : l’authenticité, l’honnêteté et une vraie proximité dans la relation de travail. Quand je m’engage à vos côtés, je deviens un véritable bras droit, pas juste une exécutante à qui on envoie des tâches. Je suis une partenaire qui comprend votre vision, qui connaît vos apprenants et qui contribue activement au développement de votre organisme.
Comment se déroule notre collaboration ?
Je suis là pour vous simplifier la tâche et ça commence dès notre premier échange.
1. Un premier échange pour faire connaissance
On se retrouve en visio (ou en présentiel si la géographie le permet) pour discuter de votre situation, de votre organisme et de vos besoins. Ce rendez-vous est gratuit et sans engagement. Il me permet de comprendre votre fonctionnement et à vous, de voir si le courant passe.
2. Un diagnostic de vos besoins
À la suite de notre échange, je vous propose un périmètre d’intervention adapté à votre réalité : on construit ensemble une organisation qui colle à votre activité. Certains OF ont besoin d’un accompagnement global au quotidien, d’autres d’un appui ciblé sur les dossiers de financement ou la gestion Qualiopi. Moi, je m’adapte !
3. La mise en place
Une fois la collaboration lancée, je prends mes marques dans votre environnement : vos outils, vos process, vos interlocuteurs… L’objectif, c’est que la transition soit fluide et que vous sentiez rapidement un allègement concret dans votre charge de travail.
4. Un suivi régulier
Nous gardons constamment le lien via des points réguliers, des reportings, des ajustements si votre activité évolue. Je reste accessible et réactive, car je sais qu’un organisme de formation ne fonctionne pas uniquement aux heures de bureau.
Les formules et tarifs pour externaliser votre gestion administrative
Chaque organisme de formation a ses propres contraintes de budget et de volume. C’est pourquoi je propose 3 modes de collaboration, que l’on peut combiner ou ajuster au fil du temps :
Accompagnement global avec forfait mensuel
Cette formule est pensée pour les organismes qui ont besoin d’un appui régulier et complet. Elle combine un forfait fixe mensuel et une part variable calculée sur votre chiffre d’affaires, ce qui permet d’aligner mes interventions avec l’évolution réelle de votre activité.
À partir de 1 000€ HT / mois (forfait fixe + part variable de 6 à 8% de votre chiffre d’affaires HT, selon votre volume mensuel).
La part variable est calculée sur le chiffre d’affaires facturé par votre organisme au cours du mois, qu’il soit réglé ou non. En cas d’annulation ou d’avoir, une régularisation est appliquée sur la facturation du mois suivant. L’engagement minimum est de 3 mois, le temps de poser les bases d’une collaboration solide. L’engagement minimum est de 3 mois, le temps de poser les bases d’une collaboration solide.
Intervention à l'heure
C’est la formule idéale si vous avez des besoins ponctuels ou que vous souhaitez tester la collaboration sur un périmètre précis avant de vous engager sur un forfait.
Le tarif horaire varie selon la nature des missions.
À partir de 40€ HT / heure pour la gestion administrative courante (inscriptions, conventions, feuilles d’émargement…).
Les missions plus spécialisées (dossiers de financement, conformité Qualiopi, création de supports) sont tarifées selon leur niveau de technicité.
Accompagnement au dossier
Cette formule est faite pour vous si vous avez besoin d’un coup de main ciblé sur le montage des dossiers de financement de votre organisme de formation, sans accompagnement récurrent.
À partir de 100€ HT / dossier, selon la complexité (nombre de financeurs impliqués, volume de suivi nécessaire, relances).
Le tarif exact est défini sur devis après un premier échange sur votre situation.
Quelle que soit la formule choisie, tout commence par un entretien découverte gratuit.
Faisons ensemble le point sur vos besoins dès maintenant, pour que je puisse vous proposer l’organisation la plus adaptée.
Questions fréquentes sur la coordination pédagogique externalisée
Quel type d'organisme de formation accompagnez-vous ?
Tous les types, quelle que soit la thématique de vos formations. Ce qui compte pour moi, c’est la relation humaine avec le dirigeant et le fonctionnement de l’organisme, pas le sujet enseigné. En revanche, j’interviens de préférence auprès d’organismes déjà lancés ou d’organismes en création qui ont déjà une personne en charge de la partie technique et des automatisations.
Travaillez-vous en présentiel ou à distance ?
Les deux ! Je peux travailler intégralement à distance grâce aux outils numériques, mais aussi me déplacer si votre organisme est situé à proximité (je suis basée en Gironde). Selon la localisation de votre organisme, des frais de déplacement pourront s’appliquer. Dans tous les cas, l’important, selon moi, est qu’on garde un lien régulier, que ce soit en visio ou en face-à-face.
Quelle est la différence entre une coordinatrice pédagogique et une assistante administrative ?
C’est vrai que la frontière est souvent floue.
Une assistante pour organisme de formation gère les tâches de suivi courant : documents, inscriptions, dossiers. La coordination pédagogique va plus loin : planification des sessions, interface avec les formateurs, suivi de la qualité des parcours, lien avec les financeurs.
L’avantage pour vous, c’est que mon profil couvre les deux périmètres, ce qui vous évite de multiplier les interlocuteurs.
Mon organisme n'est pas encore certifié Qualiopi. Pouvez-vous m'accompagner ?
Oui. Que vous soyez déjà certifié et que vous ayez besoin de maintenir votre conformité ou que vous prépariez votre premier audit, je peux vous accompagner sur la mise en place et le suivi de votre démarche qualité.
C’est justement l’objet de notre premier échange. Selon le type d’accompagnement dont votre organisme de formation a besoin, on fait le point ensemble sur votre volume d’activité, vos priorités, votre budget… Et je vous propose la formule la plus adaptée. Réservez votre appel (gratuit) dès maintenant !
Envie de vous recentrer sur votre cœur de métier ?
Vous avez maintenant une idée claire de ce que je peux prendre en charge concernant la gestion administrative de votre organisme de formation, et de la façon dont on pourrait travailler ensemble.
Si la paperasse vous pèse ou que vous sentez que vous manquez de temps pour transmettre et développer ce qui vous tient vraiment à cœur, on devrait se parler.
Ce premier rendez-vous est gratuit.
On fait connaissance, on évalue votre situation actuelle et on voit ensemble si je peux vous aider.
Comment savoir quelle formule tarifaire me convient ?